Ya sea que su equipo colabore principalmente de forma asincrónica con correo electrónico o mediante videoconferencias sincrónicas, el trabajo remoto es ahora la norma para muchas empresas. Lo que comenzó como una necesidad ahora es una expectativa. Sin embargo, el trabajo remoto sigue siendo difícil de manejar incluso para los líderes más experimentados.
A medida que el mundo continúa recuperándose de la pandemia de COVID-19, el 51 % de los empleadores permiten alguna forma de trabajo remoto. El 26 % de la fuerza laboral de los EE. UU. será remota hasta 2021 y probablemente más allá, por lo que está claro que los gerentes deben invertir en la infraestructura y los procesos adecuados para el trabajo remoto.
La colaboración y el trabajo en equipo son un desafío para los equipos presenciales; con la distancia física, es aún más difícil para los equipos remotos estar en sintonía. Sus equipos pueden ser más productivos mientras realizan trabajo remoto; sin embargo, para garantizar que se produzca la colaboración, necesitan una gestión adecuada para evitar fricciones . Supere los obstáculos a la productividad con estas 5 tácticas para mejorar la colaboración en equipo remoto.
Equipe a su equipo con las herramientas adecuadas
Su equipo no puede colaborar sin las herramientas adecuadas , así que asegúrese de definir su pila tecnológica para el trabajo remoto. Esto debe incluir herramientas para:
- Gestión de proyectos
- Videoconferencia
- Lluvia de ideas
- Chat
- Colaboración en tiempo real (como Google Docs)
No solo debe proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas, sino que también debe educar a su equipo sobre cómo usar estas herramientas.
Una compañía mundial de petróleo y energía vio esto de primera mano cuando luchaba por atraer y retener a trabajadores más jóvenes. Pero con las herramientas, la capacitación y la educación adecuadas, la marca pudo mejorar su cultura y la retención de empleados.
Establezca normas con anticipación
Cada equipo remoto tendrá su propia forma única de lograr sus objetivos. Los gerentes deben trabajar con equipos remotos para definir estas normas antes de comenzar a trabajar. Esto debería incluir normas para:
- Horario de trabajo principal: no siempre es posible que un equipo remoto esté en línea de 8 a. m. a 5 p. m. todos los días, especialmente si es una organización internacional. Debe trabajar con su equipo remoto para definir cuándo estarán en línea y disponibles para reuniones durante un bloque de tiempo determinado todos los días.
- Comunicación: ¿Cómo se comunicará su equipo? ¿En qué canales? Será necesario aclarar qué canales de comunicación usarán los equipos remotos (correo electrónico, Slack, Zoom, etc.) y cuándo es apropiado usar cada canal. Es posible que también deban establecer reglas para cada canal, como respuestas oportunas, silenciarse si no está hablando en una videollamada, usar cámaras como norma o evitar BCC en los correos electrónicos.
- Términos comunes: cada equipo tiene su propio idioma. Agilice la forma en que se comunican entre sí creando una lista de acrónimos compartidos. Asegúrese de definir qué significan los acrónimos y documentarlos.
La comunicación es el factor más importante para el éxito del equipo remoto. Por ejemplo, un banco europeo descubrió que optimizar los patrones de comunicación de su equipo condujo a una mejora del rendimiento del 300 % .
Crear oportunidades para la conexión social
El trabajo no puede ser solo trabajo. La conexión social es el pegamento que mantiene unido a su equipo. Pero dado que los equipos remotos no pueden socializar en la sala de descanso de la empresa ni almorzar juntos, los gerentes deben diseñar las interacciones sociales de manera intencional.
Programe oportunidades para que sus empleados remotos se conecten entre sí en forma de:
- Charlas de café matutinas de 15 minutos
- Juegos de Scape rooms en línea
- Juegos de trivial via Zoom
- Clubs de lectura
Esto puede sonar como una ocurrencia tardía, pero la conexión social es imprescindible para una mejor colaboración remota. De hecho, una empresa farmacéutica descubrió que el rendimiento del equipo mejoraba enormemente cuando los empleados interactuaban socialmente entre sí. Un importante banco de EE . UU . también descubrió que los representantes del centro de llamadas que interactuaban entre sí durante los descansos eran más productivos.
Establecer metas individuales y grupales
La responsabilidad del equipo remoto tiene que ver con los KPI y las métricas, no con el tiempo que los empleados pasan frente a una pantalla. Cree objetivos individuales y de equipo para fomentar la colaboración y el éxito individual.
También es una buena idea crear objetivos a corto y largo plazo para que su equipo siempre sepa en qué está trabajando. De esta manera, su equipo siempre sabrá lo que espera de ellos. Incluso puede usar el software de gestión de proyectos para crear dependencias de tareas basadas en estos objetivos, de modo que cada miembro del equipo sepa qué debe hacer y cuándo.
Optimizar reuniones
Las reuniones son una forma eficaz de colaborar, pero pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo si no las gestiona con cuidado. Asegúrese de que las reuniones periódicas del equipo duren solo entre 15 y 30 minutos para que su equipo tenga tiempo de hacer su trabajo real. También puede optimizar sus reuniones al:
- Crear una agenda y tomar notas.
- Hacer que las reuniones sean eficientes y breves, siempre que sea posible.
- Solo invitar a la reunión a las personas necesarias.
- Asignar los próximos pasos y tareas pendientes antes de que finalice la reunión.
Terminando
La colaboración es imprescindible para todos los equipos, pero es un gran desafío para los equipos remotos que están separados por el tiempo, el idioma y la geografía. Con equipos remotos, la comunicación y la claridad son cruciales. Siga estas 5 prácticas recomendadas para disfrutar de la comodidad del trabajo remoto y mejorar la colaboración en equipo remoto en su organización.
También es crucial monitorear los datos de la fuerza laboral para ver si estas prácticas y herramientas están funcionando. Obtenga más información sobre cómo podemos ayudarlo a medir adecuadamente los resultados para mejorar la colaboración y garantizar los mejores resultados para el esfuerzo.
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