La automatización puede hacer que muchos procesos comerciales sean más rápidos y simples, pero implementarla es un proceso detallado con pasos esenciales que no deben omitirse. Además de revisar cuidadosamente los segmentos de su flujo de trabajo para identificar cuáles son los mejores candidatos para la automatización, los líderes deben estar preparados para mapear procesos, realinear las tareas de los miembros del equipo y más.

Para realmente darse cuenta de los beneficios de tiempo, dinero y eficiencia de la automatización, es esencial hacer un trabajo preliminar cuidadoso de antemano. A continuación, 16 expertos en tecnología del Consejo de Tecnología de Forbes analizan los pasos que los líderes no pueden permitirse omitir cuando aprovechan la automatización.

1. Asegúrese de que el proceso aún sea necesario. 

El primer paso de la automatización siempre debe ser detenerse y preguntar si el proceso aún es necesario para comenzar. Alinee usted y su equipo con el impulsor original del proceso. A menudo, los procesos y las rutinas comerciales se vuelven obsoletos y continúan incluso cuando ya no se necesitan. La consolidación y la reducción son requisitos previos clave para cualquier proyecto de automatización. -Jesse Kinser , LifeOmic

2. Asegúrese de que el proceso manual funcione bien.

Establezca el éxito con el flujo de trabajo manualmente antes de automatizarlo. Si un proceso manual funciona bien, entonces es un gran candidato para ser automatizado. Si el proceso manual no funciona o no existe, entonces automatizarlo puede resultar en un retrabajo innecesario. He observado que si se implementa un proceso automático antes de que se demuestre que un proceso manual funciona, es probable que requiera mejoras o reemplazo. – Caroline Wong , Cobalt.io

3. Trabaje hacia atrás desde la meta.

Primero, encuentre la mejor práctica para el segmento que desea automatizar. Esto significa mirar más allá de lo que hace hoy en su organización y encontrar la mejor manera. Indique el objetivo, luego trabaje a partir de eso en lugar de automatizar los pasos manuales que ocurren hoy. Por ejemplo, digamos que quiero configurar un registro maestro de proveedores completo y preciso en menos de un día. ¿Qué se requiere en términos de pasos y aprobadores? ¿Sería mejor comprar o construir? – Akhilesh Agarwal , analista de Apex

4. Definir lo que se supone que debe hacer el proceso.

Asegúrese de comenzar con las salidas. Cada proceso de flujo de trabajo tiene cinco elementos: entradas, proceso, salidas, controles y mecanismos. Lo más valioso y lo más importante para hacerlo bien son los resultados, ya que esto es lo que necesita el electorado. Así que haga su primer paso definiendo lo que se necesita del proceso. Esto asegura la fidelidad de cada proceso de flujo de trabajo conectado. -Alan Dillman , marketing de Marbaloo

5. Documente cómo se realiza actualmente el trabajo.

Comprenda profundamente el flujo de trabajo que está automatizando incluso antes de comenzar. Documente cada paso tal como se hace realmente. Observa de cerca tanto el camino feliz como las excepciones. No confíe en los pasos autoinformados: se pierde el «conocimiento supuesto» que solo descubre más tarde cuando la automatización no funciona según lo previsto. La documentación detallada y el acuerdo por adelantado ahorran mucho dolor más adelante. -Jennifer Smith, Scribe

6. Desarrolle un plan claro que tenga en cuenta las interdependencias.

Comenzar con un mapa de procesos que detalle cada paso crítico del flujo de trabajo es esencial; esto incluye su interdependencia cuando se trata de toda la cadena de valor. Si no lo hace, se perderá mejoras comerciales de gran valor. Muchas veces, los proyectos de automatización terminan afectando solo una pequeña capacidad o subproceso con una ventaja incremental. -Naveen Poonian , iBASEt

7. Definir indicadores de desempeño.

Recomendaría a las empresas que automatizan el flujo de trabajo para centrarse en definir indicadores de rendimiento. Establecer parámetros racionales al principio establecerá el tono para una implementación más consciente alineada con las mejoras esperadas. Estos indicadores continuarán evolucionando una vez que los procesos estén activos y los usuarios comerciales brinden retroalimentación. Esto aumenta la productividad, ya que los usuarios de su negocio se involucran más de cerca. – Praveen Talapan Manikoth , Soluciones de Consultoría de Opus

8. Considere las necesidades de todos los miembros del equipo.

Muchas veces, cuando las organizaciones implementan una transformación digital o buscan automatizar un proceso de flujo de trabajo, solo consideran una parte de los grupos internos de partes interesadas al decidir sobre la solución, sin considerar cómo afectará a otros departamentos, socios externos, clientes, contratistas o servicio de campo. trabajadores La automatización debe satisfacer las necesidades de los trabajadores en todos los niveles. -Vikram Takru , KloudGin

9. Identifique y controle sus puntos ciegos.

Como resultado de la pandemia, vimos una mayor automatización, lo que les dio a las empresas una mayor capacidad para responder a los cambios en tiempo real en la demanda del mercado. Para una automatización exitosa, las empresas deben identificar y monitorear sus puntos ciegos, lo que les permite impulsar la productividad y la visibilidad en todo su flujo de trabajo, así como mitigar las vulnerabilidades imprevistas que surgen al transformar los flujos de trabajo. – John Vicente , Stratus Technologies, Inc.

10. No automatice las ineficiencias existentes.

El mayor y más frecuente error aquí es automatizar los residuos. Esto sucede cuando automatiza demasiado pronto, antes de optimizar el proceso, por lo tanto, «congela» el flujo de trabajo ineficiente y dificulta su mejora en el futuro. Pregúntele a los miembros de su equipo que interactúan con ese trabajo, comenzando con los clientes de ese entregable. Por lo general, tienen soluciones para mejorarlo cuando se les da la oportunidad. -Errette Dunn , Rever

11. Aproveche el registro y los registros de auditoría.

Los registros y registros de auditoría son muy importantes. La automatización de los flujos de trabajo, especialmente en múltiples nubes, confunde y exacerba el problema de encontrar de dónde provienen los datos y dónde terminaron. Los registros y registros de auditoría son componentes esenciales y, a menudo, se pasan por alto. Si se dejan de lado, es muy difícil obtener todos los beneficios de la automatización. – Borya Shakhnovich , airSlate

12. Asegúrese de que su equipo tenga las habilidades necesarias.

Las empresas que adoptan herramientas y estrategias de automatización sin pensar primero en sus humanos están destinadas al fracaso. Si las personas responsables de administrar la IA y la automatización no tienen el conjunto de habilidades para mantener estas herramientas por sí mismas, se verán abrumadas en lugar de empoderadas. Las soluciones sin código o de código bajo que replican flujos de trabajo complejos basados en juicios aseguran una adopción exitosa de la automatización primero. -Mike Murchison , Ada

13. Considere posibles problemas éticos.

Sea muy consciente de cualquier problema ético asociado con el proceso de automatización, especialmente cuando se trata de sistemas que afectan a las personas. Por ejemplo, la automatización en el mundo de los recursos humanos puede brindar enormes beneficios, pero debe implementarse con cuidado para garantizar la transparencia y la equidad, y para evitar la sistematización del sesgo del pasado. Sí, puede haber grandes recompensas, pero también se requiere una responsabilidad corporativa significativa. – Geoff Webb , resuelto

14. Pruebe varios CRM.

Elegir un buen software de gestión de relaciones con los clientes es importante cuando se trata de automatizar las rutinas de ventas y cualquier tipo de punto de contacto con el cliente. Probar varios productos, probarlos con un equipo y pulir tantos detalles como sea posible antes de la implementación completa es fundamental. -Nick Chandi , ForwardAI.com Inc.

15. Saber cómo evolucionará el negocio tras el cambio.

Sin duda, uno de los pasos que más se pasa por alto es saber capitalizar el cambio. Por ejemplo, puede automatizar la integración de datos, y esto ahorrará tiempo y le brindará un acceso más rápido a los datos. Pero la pregunta es, ¿qué vas a hacer con ese tiempo y esos datos? Si no planea hacer evolucionar su negocio después del cambio, entonces no está maximizando el impacto del cambio. – Alexander Igelsböck , Adveridad

16. Pregúntese cómo podrían verse afectados sus clientes.

La automatización es una herramienta poderosa para optimizar la experiencia del cliente, pero las empresas también deben preguntarse dónde necesitan el toque humano para que los clientes tengan éxito. ¿Tu cliente necesitará cambiar la forma en que opera, usar diferentes métricas para rastrear el éxito o interactuar con sus propios clientes de una manera diferente? Si es así, la automatización por sí sola no hará que su producto tenga éxito. -Anneka Gupta , LiveRamp